دار الوساطة والتحكيم الفلسطينية

إدارة ملفات التحكيم – من استلام القضية إلى أرشفتها التنفيذية

مقدمة: العدالة لا تكفي... إن لم تكن مُنظّمة

التحكيم الناجح لا يتعلّق فقط بالحكم العادل، بل بالملف الذي احتضن هذا الحكم.
فملف التحكيم ليس مجرد مجلد، بل هو الذاكرة القانونية للنزاع، والدليل المادي على صحة الإجراءات.
من لا يُدير ملف التحكيم باحتراف، يُعرّض الحكم ذاته للبطلان أو التعطيل.

أولًا: تعريف ملف التحكيم – الوعاء الإجرائي للعدالة

ملف التحكيم هو:

"الحاوية الرسمية التي تضم جميع وثائق، إجراءات، ومداولات قضية التحكيم، منذ تقديم الطلب حتى أرشفة الحكم."

وظيفته:

• توثيق إجراءات التحكيم

• إثبات سلامة التبليغات والمرافعات

• توفير مرجعية عند التنفيذ أو الطعن

• ضمان الشفافية والمراجعة المؤسسية

• ثانيًا: مراحل إدارة ملف التحكيم – دورة الحياة الإدارية

1. مرحلة التسجيل الأولي:

• استلام طلب التحكيم

• فتح رقم مرجعي للقضية

• إثبات تبليغ الطرف الآخر

• التحقق من وجود اتفاق التحكيم

• تسجيل البيانات إلكترونيًا وورقيًا

2. مرحلة التحضير الإجرائي:

• إدخال أسماء الأطراف وممثليهم

• توثيق تشكيل هيئة التحكيم

• تعيين أمين سر (إن وُجد)

• فتح مجلدات فرعية:
  – ملف الطلبات
  – ملف المستندات
  – ملف المحاضر
  – ملف القرارات

3. مرحلة الجلسات:

• إعداد جدول الجلسات

• توثيق الحضور

• تسجيل المرافعات

• تحرير محاضر الجلسات

• أرشفة المراسلات والاعتراضات

4. مرحلة إصدار الحكم:

• استلام نسخة الحكم موقّعة

• إدراج الحكم ضمن الملف

• توثيق التبليغ الرسمي

• بدء احتساب مهل التنفيذ أو الطعن

5. مرحلة الأرشفة:

• فحص الملف لضمان الاكتمال

• التحقق من التواقيع والمرفقات

• أرشفة إلكترونية مؤمنة + أرشفة ورقية

• إصدار قرار إداري بإغلاق الملف رسميًا

• ثالثًا: المخاطر المرتبطة بسوء إدارة الملف

• فقد مستند رسمي يُضعف الموقف أمام المحكمة

• إدخال بيانات خاطئة عن أحد الأطراف

• تسجيل ناقص لحضور الجلسات أو تحفظات

• تضارب بين محضر الجلسة والحكم

• صعوبة تنفيذ الحكم لعدم إثبات التبليغ

• احتمال طلب بطلان الحكم بسبب “انعدام التوثيق الإجرائي”

رابعًا: نماذج إجرائية ومراجع تنظيمية

•  قانون التحكيم الفلسطيني لسنة 2000
  تُلزم الهيئة بإثبات البيانات الإجرائية كاملة في محاضرها.

•  من لائحة مركز قطر الدولي للتحكيم (QICCA)

  "يُنشأ ملف رسمي لكل نزاع يُدار من خلال المركز، وتُحفظ فيه كافة الوثائق بترتيب زمني واضح."

• دليل ICC لإدارة القضايا
  يُعد من أبرز النماذج العالمية في ضبط الملفات التحكيمية.

• لوائح المركز السعودي للتحكيم التجاري (SCCA)
  تنص على اعتماد التوثيق الرقمي كمرجعية ملزمة في أي مراجعة لاحقة.

• خامسًا: قائمة مراجعة Checklist لإدارة ملف التحكيم

سادسًا: العلاقة بين الملف والإجراءات القضائية لاحقًا

الملف الجيد هو الدرع الأول ضد دعاوى البطلان،
وهو السند المعتمد عند التنفيذ،
وهو المرجع الكامل عند أي مراجعة مؤسسية.

سابعًا: مصطلحات مهنية متخصصة

• ضبط الملف: File Integrity

• أرشفة قضائية: Legal Archiving

• هيكلة المستندات: Document Structuring

• خط الإجراء: Procedural Timeline

• نقطة تحقق قانوني: Legal Checkpoint

• إدارة دورة الحياة القانونية للنزاع: Arbitration Lifecycle Management

• ثامنًا: الكاتب كصانع لحوكمة الإجراءات

الكاتب هنا لا يتحدث عن أوراق، بل عن عصب النزاهة التحكيمية.
إنه لا يُنظّم الملفات، بل يُؤسس ثقافة إجرائية تُحصّن الحكم، وتحمي المركز، وتكسب ثقة الأطراف.
فالتحكيم القوي يبدأ من “أمانة إدارة الملف”.