دار الوساطة والتحكيم الفلسطينية

دور أمين سر هيئة التحكيم – الوظيفة الخفية والسلطة الضابطة للإجراءات

مقدمة:

اليد التي تُدير دون أن تحكم

في كل هيئة تحكيمية ناجحة، ثمة شخصية لا تصدر الأحكام، لكنها تضمن أن تصدر صحيحة.
شخصية لا تُناقش موضوع النزاع، لكنها تُدير إيقاعه بدقة.
ذلك هو أمين السر:
صوت النظام في القاعة،
وظلّ العدالة خلف الكواليس.

أولًا: تعريف وظيفة أمين السر التحكيمي

أمين السر هو:

"موظف إداري قانوني، يُعين من قبل هيئة التحكيم أو المركز التحكيمي، يتولى إدارة التواصل، توثيق الجلسات، وترتيب الإجراءات، دون أن يُشارك في إصدار الحكم أو مناقشة مضمونه."

دوره ليس شكليًا، بل محوري في ضمان التكامل الإجرائي.

ثانيًا: المهام الأساسية لأمين السر

1. التنسيق الزمني والإداري:

   • إعداد جدول الجلسات

   • التنسيق مع الأطراف والمحكمين

   • إرسال الدعوات الرسمية

2. ضبط الإجراءات داخل الجلسات:

   • تحضير جدول الأعمال

   • التأكد من إثبات الحضور والصفة

   • تدوين وتوقيع محاضر الجلسات

   • إدارة التوثيق الصوتي أو المرئي (إن وُجد)

3. إدارة المراسلات والتحفظات:

   • استلام المذكرات وتوزيعها

   • توثيق التحفظات أو الاعتراضات

   • التأكد من تسلسل الوثائق وحفظها

4. متابعة صياغة الحكم شكليًا:

   • مراجعة ترويسة الحكم

   • التحقق من التوقيعات

   • تنظيم ملف الحكم للتحويل إلى التنفيذ

5. الأرشفة الختامية:

   • التأكد من اكتمال كافة الوثائق

   • حفظ الملف إلكترونيًا وورقيًا

   • إغلاق الملف بقرار إداري موثق

   •  

   • ثالثًا: الحدود القانونية للدور

رابعًا: المرجعيات التنظيمية والإجرائية

•  لائحة مركز التحكيم التجاري الخليجي (GCC)

  "يُعيّن أمين سر لكل قضية، ويُناط به تنظيم الإجراءات وإعداد المحاضر وتنسيق الجلسات."

•  دليل SCC لأمناء السر (ستوكهولم)

  "The Secretary shall not express legal opinions or influence the arbitrators’ reasoning."

•  قواعد المركز السعودي للتحكيم التجاري (SCCA)

  "The Tribunal Coordinator assists the parties and the tribunal in logistics and procedural steps only."

• ICC Notes for the Secretariat – 2021
  توضح واجبات سكرتارية المحكمة ومدى جواز تدخلها في الملفات.

• خامسًا: مخاطر الأداء السيئ لأمين السر

• إفشاء معلومة سرية

• التواصل المنحاز مع أحد الأطراف

• المشاركة غير المقصودة في صياغة الحكم

• إهمال التحفظات أو المستندات

• فوضى تنظيمية تؤدي إلى طعن إجرائي في الحكم

مثال تطبيقي:
قضت محكمة استئناف دولية ببطلان حكم صادر عن هيئة تحكيمية لأن سكرتير الجلسة قام “بصياغة محضر إجرائي أوحى بموقف قانوني تجاه أحد الأطراف”.

سادسًا: الميثاق المهني لأمين السر (Professional Charter)

سابعًا: المصطلحات التخصصية في إدارة السكرتارية

• المراسلة المؤسسية: Institutional Correspondence

• التنسيق الزمني: Procedural Scheduling

• الحدود الإجرائية: Procedural Boundaries

• الضبط السلوكي: Conduct Regulation

• حياد المعلومة: Informational Neutrality

• المسار الإداري للإجراء: Administrative Path of the Procedure

• ثامنًا: الكاتب كمنظّم خفي للعدالة

الكاتب هنا لا يكشف فقط عن وظيفة، بل يُعلي من شأن دورٍ مُهمّش، لكنه حاسم.
فأمين السر ليس مساعدًا، بل صمّام أمان الإجراءات.
إنه “الموظف القَسَم”، الذي لا يتكلّم، لكنه إن أخطأ، تنهار الجلسة.